• Leden stemmen in met beleid tijdens digitale ALV

    Op de eerste digitale ALV uit de historie bogen een aantal leden zich over de beleidsverantwoording en -voornemens van het bestuur. De jaarverslagen van de commissies werden waar nodig toegelicht op vragen van de leden.

    Bekijk de ingekomen vragen en antwoorden n.a.v. de jaarverslagen onnder aan dit artikel.

    Ook werden de financiële stukken toegelicht en kreeg het bestuur decharge (goedkeuring) van de leden. Belangrijk was de instemming met het voorstel om de contributies aan te passen.

    Deze wijzigingen waren al per 1 september ingegaan. Veel lof was er voor de penningmeester Bob Schmelzer, die scenario’s presenteerde hoe het bestuur omgaat met de onzekerheden rond de coronacrisis.

    In alle scenario’s houdt het bestuur goed zicht op de financiële ontwikkelingen. Natuurlijk wel met het voorbehoud dat de leden Zeelandia Middelburg trouw blijven.

    Zeelandia Middelburg is en blijft een gezonde club dankzij de leden!

    Tenslotte werden de bestuursleden Hans v.d. Sluijs, Marc Zaaijer en Dick Anbeek herbenoemd voor een nieuwe periode.

    Het was heel vreemd zo te vergaderen, maar dankzij de discipline van de leden, en de fantastische voorbereiding door de mediacommissie verliep de vergadering uitstekend.

    Het afsluitende biertje nam een ieder nu thuis.

    ***

    INGEKOMEN VRAGEN EN ANTWOORDEN N.A.V. JAARVERSLAGEN

    Jaarverslag verenigingsmanager:

    Vraag Leo van Halen: in zijn verslag geeft de verenigingsmanager aan, dat het bestuur hem voor het seizoen 2020 - 2021 heeft aangesteld als "technisch manager". Het bestuur heeft dus schijnbaar een nieuwe functie gecreëerd die naar mijn verwachting zeker niet pro deo zal worden bekleed. Gelet op deze extra financiële lasten voor de club en de wijziging van onze organisatiestructuur, had ik het normaal gevonden dat dit voorstel aan de ALV was voorgelegd voor bekrachtiging. In de vergadering van november 2019 is dit min of meer ook toegezegd. Bestuurslid Hans van der Sluijs zou binnen afzienbare tijd een technische organisatiestructuur presenteren die de basis voor de toekomst zou kunnen vormen. De penningmeester zal hierbij een financiële onderbouwing leveren. Daarna kan besluitvorming plaatsvinden. Bij invoering van dit soort belangrijke wijzigingen in de technische organisatiestructuur kunt u de ALV niet buitensluiten. Ik stel u voor dit onderwerp alsnog te agenderen en hieraan de nodige aandacht te besteden. Hoe ziet de functiebeschrijving eruit, wat zijn zijn of haar bevoegdheden en aan welke opleidingseisen moet betrokkene voldoen?

    Antwoord Hans van der Sluijs: Klopt dat we e.e.a. zouden gaan presenteren op de voorjaars ALV. Door Corona is dit vervallen en hebben we voorlopig alleen het creëren van de Technisch Manager gerealiseerd voor een proefperiode van 1 seizoen. (Tijdelijke) bevoegdheden en opleidingseisen kunnen we toelichten.

    Wat mij betreft nu geen agendapunt. Wellicht als we wat verder zijn in het voorjaar en er meer duidelijkheid is m.b.t. Corona en onze (financiele) mogelijkheden.

    Als het gaat om de verschuiving van uren naar technisch manager kun je daar aan toevoegen dat het conform de visie is: beter leren voetballen. En die visie is vastgesteld in een ALV.

    Jaarverslag technische commissie:

    Vraag Leo van Halen: hier mis ik een vermelding van de namen van de trainers en overige begeleiding van de elftallen. Zeker van de selectieteams.

    Antwoord Hans van der Sluijs: Alle trainers en overige begeleiding zijn zoals ieder jaar ook nu te vinden op de website onder: teams=>teamindelingen

    Jaarverslag materiaalcommissie:

    Vraag Leo van Halen: Het opstappen van 3 van de 4 commissieleden aan het eind van het seizoen is ingrijpend. Wat is er aan de hand?

    Antwoord Werner Schieman: Henk heeft na vele jaren (5) als commissievoorzitter afscheid genomen. Voor hem speelde een rol dat hij ondanks herhaalde verzoeken daartoe, niet terugzag in het beleid van het bestuur de zwaartepunten van het werk meer te verspreiden in het seizoen zodat het werk niet in de zomerse dagen viel. Hij verzocht om eerder te stoppen met trainen en pas weer gezamenlijk op de

    openingsdag te starten, zodat de commissie meer tijd kreeg om hun werk uit te voeren en niet gedurende de zomervakantie telkens beschikbaar moest zijn voor met name de diverse selectieteams die reeds druppelsgewijs in augustus starten.

    Sem had al aangeven dat het zijn laatste jaar was. Ook bij hem was er enige onvrede over de zwaartepunten in het uitvoeren van de werkzaamheden ontstaan. Niels Huiszoon deed werkzaamheden veelal samen met Sem en assisteerde Sem. Hij ging dit jaar studeren en had geen tijd meer.

    Voor de materiaalcommissie wordt een oplossing gezocht maar helaas biedt tot op heden niemand zich aan. De Covid-rust heeft een bres geslagen in het vrijwilligersbestand en vooral de animo daarin een rol te vervullen.

    Sem en Niels hebben aangegeven nog wel op verzoek werkzaamheden uit te voeren voor de materiaalcommissie, met name om tezamen met teamgenoten de ballenhokken einde seizoen te onderhouden en in te richten. Ook zij zijn dus gelukkig niet buiten beeld.

    Vraag Leo: nu Henk Rijsdijk is gestopt, wordt er dan wel doorgegaan met het opzetten van een webshop voor het kopen van Robeykleding?

    Antwoord Werner: Henk is overigens niet uit beeld. Integendeel. Hij verzorgt en begeleid het kledingplan en het realiseren van de webshop. De webshop is in ontwikkeling. Verwacht wordt dat deze functioneel kan zijn ruim voor het nieuwe seizoen 21/22. Henk probeert dit zelfs nog op kortere termijn invulling te geven.

    Vraag Leo: in het verslag wordt ook melding gemaakt van de ontwikkeling van een kledingplan. Dit gaat gepaard met extra kosten voor de spelende leden. Het is een verkapte contributieverhoging. Het vaststellen hiervan is een bevoegdheid van de ALV en kan m.i. niet bij een bestuursbesluit worden geregeld. Los hiervan lijkt het mij gewenst om een dergelijk plan uitvoerig toe te lichten samen met een financiële onderbouwing. Draagvlag kweken is voor zo'n drastische wijziging dringend gewenst. Ik stel u voor dit onderwerp voor een volgende ALV te willen agenderen. Overigens heb ik u in een uitvoerige mailwisseling eerder dit jaar al duidelijk geadviseerd om nog maar eens goed na te denken over de invoering van dit plan. Mijn argumenten hiervoor zijn bij u bekend.

    Antwoord Werner: het betreft hier geen contributie van leden maar een financiële bijdrage op grond van artikel 5 lid 5 Statuten. Het bestuur kan besluiten tot het opleggen van financiële verplichtingen aan haar leden. Dat vindt hier bij bestuursbesluit plaats. Dit besluit heeft al eerder plaatsgehad. De financiering vindt plaats uit gereserveerd budget van de kledingsponsor en een eenmalige startbijdrage van de sponsorcommissie. Het is dus financieel afgedekt.

    In tegenstelling tot contributie die tot de algemene middelen van de vereniging gaan behoren, (en niet specifiek geoormerkt worden) staat tegen over de financiële bijdrage van de spelende leden, het gebruik van de kleding. We reserveren (oormerken) de ontvangen bijdragen dan ook specifiek voor het na 3 jaar vervangen van de wedstrijdkleding.

    Een specifiek ALV besluit is mitsdien niet aan de orde want er is geen sprake van contributie maar een financiële verplichting zoals bedoeld in artikelen 5 lid 5 Statuten.

    Op de voorjaars-ALV kan e.e.a. geagendeerd worden om de ALV nader te informeren (voor zover de informatie via de website niet voldoende zou zijn geweest) over de redenen en stand van zaken m.b.t. het uitvoeren van het kledingplan.

    Ter herinnering: het kledingplan (zoals ook Kloetinge reeds langere tijd geleden heeft ingevoerd) is uitvloeisel van een het visietraject waarin we (a) willen naar ‘een vereniging’ met zoveel mogelijke gelijkwaardige benadering van leden en de teams waarin zij spelen (b) het gebruik van uniforme wedstrijdkleding en (c) het het vergroten van het sponsordebiet en aantrekkelijker maken en verruimen van de sponsoruitingen op het tenue.

    Jaarverslag sponsorstichting:

    Vraag Leo van Halen: in de doelen 2020 - 2021 wordt o.a. vermeld: "Organisatie "maand van ..." waarbij gedurende een KWARTAAL een bepaalde bedrijfstak centraal komt te staan." Moet Kwartaal hierbij ook als "maand" worden gelezen? Overigens een prima initiatief.

    Antwoord Remy Verhage: Nee, maand moet als kwartaal worden gelezen. Periode van aandacht duurt langer dan een maand.

    Jaarverslag commissie normen & waarden:

    Vraag Leo van Halen: opvallend in dit verslag is de wijze van communiceren tussen commissie en bestuur. Iemand aanschieten, bellen of mailen lijkt mij veel praktischer. (hierbij wordt bedoeld dat commissie in het jaarverslag een vraag stelt aan het bestuur)

    Antwoord Marc Zaaijer: mee eens, door vertrek lid en Corona heeft het aan persoonlijke communicatie ontbroken. Het voorzittersoverleg dat hiervoor ook geschikt is, is door Corona niet doorgegaan. Dus niet structureel.

    Jaarverslag medische commissie:

    Vraag Leo van Halen: ook nu ontbreekt er weer een verslag. Vreemd dat men hierin nalatig is. Als werkgever kan ik mij voorstellen dat u hier best wel een hartig woordje met deze werknemers zou willen wisselen.

    Antwoord Marc Zaaijer: we hebben als bestuur besloten om het zonder een officiële medische commissie te doen. Medische uitvoering en opvolging werkt op deze manier ook. Gebrek aan draagvlak bij de medische vrijwilligers. Een aparte commissie biedt geen toegevoegde waarde. We hebben dus besloten niet langer een medische commissie te benoemen. Er zal dan ook geen jaarverslag meer volgen.

    Jaarverslag secretaris 2019/2020

    Vraag Leo van Halen: onder het kopje "wedstrijdsecretariaat" vermeldt de secretaris, dat de bezetting van dit secretariaat door jonge jongens wordt geregeld. Hier staat een kleine vergoeding tegenover. Dit bevreemdt mij. Waar trek je de grens. Waarom het een wel vergoeden en het ander niet? Dit lijkt op een sneeuwbal, begonnen met de horeca-captains en eindigend met ... zegt u het maar.

    Antwoord Marc Zaaijer: er zijn geen junioren meer die die taak vervullen. Was destijds een tijdelijke situatie i.v.m. krapte en een test case. We streven ernaar om de bezetting van het wedstrijdsecretariaat met vrijwilligers in te vullen.

    Om het vrijwilligerswerk weer te stimuleren is er een verenigingscoordinator aangesteld met het nadrukkelijk doel om de leden en hun ouders meer te betrekken in het vrijwilligerswerk.

    Jaarrekening 2019-2020:

    Vraag Leo van Halen: Bij de post salarissen (pag. 10) valt het mij op, dat het onderdeel "personeel overig" zo'n €14.000,-- hoger is dan het vorige seizoen. Wat is hier de oorzaak van? Heeft er een verschuiving plaats gehad met het onderdeel "Senioren"?

    Antwoord Bob Schmelzer: Dit betreft de reservering voor het pensioen verenigingsmanager periode 2017 t/m juni 2020. Hierna is de pensioenpremie voor de verenigingsmanager weer opgestart. Dit komt ook terug in mijn presentatie van de jaarrekening 2019/2020 op de ALV.

    Vraag Simon Harinck: ik ben verheugd dat er geen deficit in het afgesloten boekjaar is ontstaan, terwijl er toch enkele maanden onder de coronacrisis is geleden. Wel zie ik een klein verschil ad 735 tussen het voordelig resultaat(derde kolom realisatie 2019/20) en de jaarrekening. Bedragen zouden toch gelijk moeten zijn.

    Antwoord Bob Schmelzer: de werkelijke cijfers 2019/2020 in de begroting 2020/2021 klopten inderdaad niet meer. Er zijn op het laatst nog enkele wijzigingen doorgevoerd in de jaarrekening 2019/2020.

    Vraag Simon: voorts stel ik de vraag of de vereniging heeft onderzocht of zij in aanmerking komt voor de TOGS regeling en de NOW regeling (zie de tekst op de website RVO.nl.) Ik heb de TOGS zelf ingediend en verkregen voor de Domburgsche Golfclub, die als KvK code 93129 heeft (Buitensport).

    Antwoord Bob: Wij hebben diverse tegemoetkomingen gekregen in boekjaar 2019/2020. Dit betreffen de TOGS en NOW-01. In boekjaar 2020/2021 hebben wij beroep gedaan op de TASO regeling (en toegekend gekregen) en zullen naar verwachting een beroep doen op de NOW-03 regeling.

    Begroting 2020/2021

    Vraag Wijnand Vette: graag presentatie van de mogelijkheden die nog zijn om gedurende seizoen uitgaven te beperken als schade corona (gemis aan inkomsten) toch nog groter wordt. Oftewel populair gezegd : Is er een plan B om in dat geval alsnog zonder financieel verlies het begrotingsjaar door te komen.

    Antwoord Bob Schmelzer: er worden tijdens de ALV 4 scenario’s door Bob gepresenteerd die het antwoord inhouden.

    Vraag Leo van Halen: de post entreegelden is op €.0,00 geraamd. waarom wordt er geen entree geheven (los van de Coronamaatregelen)? Is dit net als in de 4e klasse niet gebruikelijk?

    Antwoord Bob: Ja dit is niet gebruikelijk in de 3e klasse zaterdag.

    Vraag Leo: levert de "Lotto" geen inkomsten meer op? In de rekening 2019 - 2020 is er nog €.3552,00 verantwoord.

    Antwoord Bob: De Lotto is gestopt per 01-01-2020, hiervoor eenmalig nog een extra provisie ontvangen. Wij zijn momenteel aan het kijken naar het promoten van de Vriendenloterij waar nog wel sprake is van een provisie aan de vereniging.

    Vraag Leo: hoe is de post "overige inkomsten" samengesteld?

    Bob: Overige inkomsten bestaat voornamelijk uit de huuropbrengsten van de KOW (€ 3.300).

    Vraag Leo: de post "geldinzamelende acties" is t.o.v. seizoen2019 - 2020 vrij hoog. Waar is dit optimisme op gebaseerd? Zeker gelet op de huidige voetballoze periode.

    Antwoord Bob: Verschil zit in de sponsorloop (€ 3.500), deze vindt normaliter plaats in april / mei. In de begroting 2020/2021 is uitgegaan dat deze activiteit kan doorgaan. Deze is in 2019/2020 door de coronamaatregelen niet doorgegaan.

    Vraag Leo: aan de uitgavenkant valt het mij op dat de post "huisvesting" met zo'n €.7500,-- is gestegen. Zal ongetwijfeld verklaarbaar zijn, maar voor mij nu onduidelijk.

    Antwoord Bob: Huisvesting is op het niveau van de begroting 2019/2020. Lagere realisatie in 2019/2020 zit in het feit dat we minder schoonmaakkosten, onderhoudskosten en energiekosten hebben gehad door sluiting. Dit komt ook terug in mijn presentatie van de jaarrekening 2019/2020 op de ALV.

    Vraag Leo: de post "vergoeding HO (Hoofd Opleidingen) rijst t.o.v. het vorige seizoen ook de pan uit.

    Antwoord Bob: Vergoeding HO stond niet juist geclassificeerd, deze was verantwoord onder de "salarissen en vrijwilligersvergoeding". Dit aangepast in definitieve versie begroting 2020/2021. Totaal € 3.400 in 2019/2020.